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放課後等デイサービス(児童発達支援や放課後等デイサービスを含む)で使われるアプリは、主に業務効率化や保護者との連絡、子どもの発達支援を目的としたものが中心です。以下に主要なアプリの種類を紹介します。
1. 業務管理アプリ
業務の効率化を目的としたアプリです。スタッフのシフト管理、児童の利用記録、請求管理などが簡略化できます。
主な機能例
利用者の出欠管理
欠席連絡やキャンセルの連絡も、アプリから簡単に連絡ができます。急な子どもの体調不良など、施設の開所時間外でもアプリから欠席連絡ができるので、施設と保護者双方の負担を軽減します。 また、電話で対応した相談支援の内容をコノベルに登録することで、欠席加算としてデータの蓄積もできます。
支援記録の作成と保存
日々の子どもたちへの支援記録やヒヤリハットなど、職員間だけで共有したい内容を記入・保管することが可能!蓄積した日々の活動記録は、朝礼などで職場同士の情報共有として活用できます。保護者からの相談事項なども活動記録として記入しておくことで、日々起こったことが職員間で正しく共有できます。
国保連請求のサポート
毎月の利用予約から実績記録表の作成がスムーズになり、請求時の実績集計が簡単になります。
あると便利な機能
利用申請
保護者アプリから利用予定申請の入力が可能です。
申請は自動で施設のカレンダーに反映されるので、転記作業は一切不要!職員の転記ミスの防止や利用予定の回収の負担を軽減することができます。
日々の実績はコノベルに自動で溜まっていくので、毎月の請求時の実績集計が格段に楽になりました!
2. 連絡・コミュニケーションアプリ
保護者とのスムーズなやり取りを目的としたアプリです。日々の活動報告や連絡事項を共有しやすくします。
主な機能例
日々の活動の写真やコメントを共有
学年ごとや曜日固定の利用者ごとなど、メッセージ配信のグループ分けができ、特定の利用者への連絡がよりスムーズに。送信予約もでき、送信忘れを予防でき便利です。
また、保護者がメッセージを見たか確認できる開封確認機能の他、SNSの連絡ツールのように送信回数の制限も無いので、何回でも保護者へ連絡できます。
保護者からの連絡受付(欠席連絡など)
保護者はご家庭での連絡帳記入がアプリ1つで簡単に!施設側では、保護者の方がアプリで記入した連絡帳の内容をまとめて確認可能。また、施設で記入した連絡帳は、保護者アプリへの公開時間を設定することができ、送迎までに急いで連絡帳を記入する必要はありません。連絡帳を記入する時間のゆとりを作ることができます。
イベントやお知らせの配信
施設のお便りや月間・年間のイベントの予定表などは、掲示板の機能を活用して保護者にお届け!保護者アプリのホーム画面にお知らせを表示することもできるので、重要度に合わせて保護者に情報共有ができます。
あると便利な機能
アンケート
これまで紙で行っていた保護者へのアンケートもアプリで簡単に回答と集計が可能になります。アンケートは施設で簡単に作成が可能で、イベントの参加アンケートなど多種多様な用途で利用できます。
3. 発達支援アプリ
子どもの発達支援を目的としたアプリで、認知力や運動能力、社会性の向上をサポートします。
主な機能例
ゲーム形式で楽しくスキルを学ぶ
個別支援計画に基づいた課題の提供
子どもの進捗を記録・分析
利用者の学籍などの基本情報はもちろん、個別に保管している書類などをクラウド上で一括管理!必要な書類や情報はいつでもコノベルで確認することができるので、ペーパーレス化も実現。
4. スタッフ向け学習・情報共有アプリ
スタッフがスキルアップや情報交換を行うためのアプリです。
主な機能例
障害児支援のノウハウを学ぶ動画や資料
法律や規則の最新情報の配信
他施設の事例共有やフォーラム機能
5. 保護者支援アプリ
保護者がサービスの利用や子どもの成長を把握するためのアプリです。
主な機能例
子どもの成長記録を閲覧
支援計画やレポートの確認
施設で作成した実績記録票は、保護者アプリ上に自動で反映。保護者がアプリで実績のチェックをすることで、実績記録票を出力した際に「保護者確認欄」にも確認したことが反映されます!
また、実績未作成や保護者未確認アラート機能もあるので、作成漏れを防止することも可能です。
他の保護者との交流
あると便利な機能
入退室打刻
施設で打刻ボタンを押すと、保護者アプリに施設に入室した旨の通知を自動で送信することができます。
また、入退室の実績データを、毎月作成する実績記録票に自動で反映させることができ、施設での書類作成の負担を大幅に軽減!
放課後等デイサービスアプリ利用者の口コミ・評判
放課後等デイサービス向けのアプリ「コノベル」を実際に活用されている施設の事例を掲載します。
導入前の課題
紙の書類は作成や管理に必要以上に時間がかかり、職員の負担が大きかったんです。連絡帳、利用予定、実績記録票などの処理はすべて紙で行っており、利用者数の増加に伴ってかなり時間がかかるようになってしまいました。特に大変だったのが、毎月の保護者様からの予約の管理ですね。利用申請を集約してまとめ、実績記録票を作成して…という業務に、人手も時間もかかっていて。そのような状況を見ていた代表が「紙での対応は非効率だから、職員の負担軽減のためにもシステム化をしよう」と提案してくれたんです。代表がネットでさまざまなシステムの情報収集を行い、『コノベルなら利用申請と実績記録票がシステム化できる』ということで導入に踏み切りました。
放課後等デイサービスアプリの利用シーン
・利用予定管理
もともと利用予定の作成・実績記録の登録に1週間程度かかっていたところ、コノベルを導入してからは2~3日程度で作成できるようになりました。紙で翌月の予定表をお配りして、提出してもらった希望を集約し、そこから予定をまとめる…この作業にすごく手間がかかっていましたからね。今では保護者の方にアプリで利用申請を入力してもらえばいいので、ずいぶん楽になりました。
保護者がコノベルを使って利用申請を入力する際のイメージ
・実績記録表の記入
紙の書類だと、一人ずつ記録を作成したり、後から確認をしたりと、とにかく時間と手間がかかります。コノベルを使うようになって、欠席加算などを登録すれば、実績記録票が自動で出てくれるので本当に楽になりましたね。
実績記録票の使用イメージ。利用の開始時間・終了時間は、保護者の利用申請のデータから自動入力されます。
現場職員の対応としては、コノベルに日々の利用記録や加算などを記入して、印刷した紙を送迎時に持ち出して、保護者の方にサインをしてもらうという流れになります。
・保護者の反応
幼稚園、保育園でアプリ化しているケースも多いからか、保護者の方にもすんなりと登録していただけました。アプリの登録方法や利用予定の入力の操作を質問されることもありましたが、想像よりもスムーズに導入できた感触ですね。連絡帳はアプリで入力できるようになってから、仕事の合間に連絡ができて保護者の方も楽になったのではないかと思っています。
以上が放課後等デイサービスアプリを実際利用されている施設の声でした。
また、「放デイの事務・業務負担を軽減したい!」「でもどんなシステムが良いかよくわからない・・・」という悩みを抱えている施設の方向けにコノベルでは個別の説明会も行っています。安心して始められるのは嬉しいですよね。